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A importância da transparência na prestação de contas do condomínio

Síndico e conselho fiscal devem atuar juntos durante os meses que antecedem a prestação de contas.

Sempre que falarmos em prestação de contas devemos entender que se trata da verba proveniente de terceiros cuja utilização precisa ser justificada. O condomínio funciona como um município, já que é preciso arrecadar dinheiro todo mês para se manter durante o ano. Nesse sentido, a prestação de contas deve esclarecer todos os gastos que o condomínio teve em um determinado período.

Na prática deveria ser fácil, mas não é o que acontece. Muitos gestores despreparados trazem problemas aos condôminos e na hora de prestar contas é um Deus nos acuda. Isso acontece, na maioria das vezes, por falta de planejamento.

É durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO) que acontece a prestação de contas, geralmente no primeiro trimestre do ano. Nesse dia, o condômino deve procurar saber nos detalhes sobre como foi gasto o seu dinheiro e como anda a saúde financeira do condomínio. Alguns itens devem ser observados e caso haja dúvidas, não hesite em questionar o síndico.   
  1. Pergunte sobre os métodos que foram utilizados para administrar os recursos. O síndico precisa ser eficiente tanto com as receitas quanto com as despesas
  2. Na apresentação, cobre do síndico uma linguagem simples e uma comunicação eficiente. Mostre que todos devem entender a mensagem, com isso a reunião prosseguirá menos tumultuada e mais dinâmica
  3. Os documentos que comprovam os gastos devem ser organizados em pasta e de fácil acesso
  4. Exija organização
  5. Tenha muita atenção com as contribuições para o INSS, FGTS e Receita Federal. É comum o surgimento de rombos milionários dessa natureza
  6. Espere o detalhamento das receitas e das despesas. Se não acontecer, cobre-o 
  7. Cobre também o Conselho Fiscal do condomínio. É dele o dever de examinar mensalmente as pastas de prestação de contas.
  8. Dê atenção aos orçamentos dos serviços contratados. Peça também os orçamentos que não foram aceitos para compará-los. Um bom síndico guarda todos os documentos para os apresentar na AGO.
  9. Caso seja necessário solicite os critérios de avaliação que levaram à contratação dos serviços
  10. As dúvidas devem ser respondidas com clareza e com argumentos convincentes 
  11. Peça os documentos originais caso estejam faltando
  12. As pastas de prestação de contas devem conter os demonstrativos com as receitas e despesas devidamente organizadas e em ordem cronológica
  13. O balanço contábil deve minuciar as despesas fixas e variáveis
  14. Fiquem atentos às receitas
  15. Para os condomínios cuja sua área comercial esteja devidamente alugada, certifiquem-se que os valores tenham sido recolhidos de forma correta. É responsabilidade do síndico garantir que o condomínio não sofra prejuízos
  16. Peça ao síndico o esclarecimento sobre o índice de inadimplência, o custo que ela trouxe para o período e as medidas que o condomínio está tomando para reaver o prejuízo 
  17. As pastas devem permanecer sob os cuidados do síndico e estarem sempre à disposição do condômino para eventuais consultas 
  18. Não aprove as contas caso seja identificada alguma irregularidade. O Conselho Fiscal deverá auditar as contas e exigir sua regularização. Uma nova assembleia deverá ser convocada para que prossiga a prestação de contas.

Dica de ouro para os condôminos

É bom que todos saibam que o objetivo da assembleia é aprovar as contas do condomínio. Caso isso não aconteça, o condomínio poderá então contratar uma auditoria externa para verificar possíveis irregularidades do síndico.

O ideal é que o conselho fiscal examine as pastas mensalmente e que essa auditoria, se possível, seja contratada desde o início para proteger as finanças do condomínio. Caso o conselho fiscal não atue com vigor, qualquer morador tem o direito de verificar a situação das contas do condomínio.

O custo da auditoria é baixo e os benefícios são inúmeros. Em virtude do acompanhamento mensal, a prestação de contas será mais ágil e menos demorada. O serviço também garante segurança ao condômino, valorizando o empreendimento e evitando que problemas graves aconteçam ao longo do tempo.

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Deixe que eu me apresente

Olá! Sejam bem vindos ao meu blog: 365 dias com o SÍNDICO.
Meu nome é Victor Pigato, sou especialista em gestão imobiliária e atuo como síndico profissional em São Paulo. Criei a  missão de trazer dicas sobre como resolver os problemas do dia a dia de um condomínio, de como elevar a qualidade de vida dos moradores e os cuidados que se deve ter com a segurança de todos. Toda semana irei compartilhar assuntos relevantes tanto da perspectiva do condômino, quanto da administração.
Nos veremos no próximo post, até lá!